Es un proceso apoyado por la tecnología que analiza la información y la presenta de tal manera que ayude a los Directores, Gerentes y personal operativo a tomar decisiones más informadas. La IN comprende una serie de herramientas, aplicaciones y metodologías que permiten a las organizaciones recolectar información de fuentes de datos tanto internas como externas, prepararla para su análisis y presentarla en forma de tableros de control, informes y visualizaciones de datos para apoyar la toma de decisiones.
El término "Inteligencia de Negocios" a menudo es utilizado cuando se habla de las aplicaciones que tiene una organización para analizar la información y tiene una alta prioridad en la agenda de la Alta Gerencia.
La Inteligencia de Negocios es un proceso que incluye dos actividades principales:
- Recopilar datos a partir de distintas fuentes.
- Entregar información de valor.
A la primera actividad se le conoce como la generación de un almacén de datos (Data Warehouse). Este proceso solo adquiere valor cuando los usuarios o las aplicaciones procesan este Data Warehouse y lo convierten en información para la toma de decisiones. Cuando se habla de Inteligencia de Negocios, a menudo se refieren a la segunda actividad que comprende la producción de informes corporativos, la generación de consultas (Queries), la creación de tableros de control (Dashboards), el análisis predictivo y el uso de la tecnología OLAP (On Line Analytical Processing) o "procesamiento analítico en línea" en su acepción en castellano.
Si se le pregunta a los Ejecutivos cuáles son los beneficios que desean obtener de una iniciativa de IN, la respuesta será una, mientras que si se le hace esa misma pregunta a un experto en tecnología, la respuesta será otra. En nuestra experiencia, hasta que las organizaciones convierten la IN en una función estratégica, es cuando se dan cuenta de cómo les ayuda a que su negocio sea más eficiente y rentable.
Algunos beneficios que se reciben cuando se implementa una iniciativa formal de IN son os siguientes:
1- Reduce los costos operativos:
Ahorra tiempo y esfuerzo comparado contra elaborar manualmente los informes y gráficas que requiere la organización para medir su desempeño. Esto es fácilmente cuantificable y muchas veces el ahorro obtenido aquí es suficiente para justificar un proyecto de IN.
2- Reduce los cuellos de botella de la información:
Las soluciones de IN permiten a los usuarios finales generar los informes en el momento que los necesitan y eliminar la dependencia de la unidad de TI o del área financiera. A ciertos usuarios se les pueden asignar los privilegios necesarios para diseñar nuevos informes y de esta manera las unidades de negocios pueden ser autosuficientes.
3- Permite la viabilidad de la información:
Qué sucede cuando los colaboradores reciben demasiada información, muy poca información o información irrelevante? No pasa nada. Todos están desperdiciando su tiempo y sus recursos.
Las organizaciones generan informes a tal nivel de detalle que es posible tener una perspectiva correcta y tomar acciones correctivas. Y aún más, debido al esfuerzo requerido para generarlos, usualmente se entregan con días o semanas de retraso. A esto hay que agregar que frecuentemente la información de un informe no coincide con la de otro, pues no hay una sola versión de la verdad y es muy difícil identificar las amenazas y las oportunidades.
4- Mejora la toma de decisiones.
Todos los días se toman decisiones que impactan positiva o negativamente al negocio afectando la rentabilidad. En este contexto, el término "tomador de decisiones" no solo se refiere a los niveles gerenciales, sino a cualquier colaborador cuyas decisiones afectan al negocio, como un vendedor que otorga un descuento, o un comprador que decide adquirir ciertos productos para el inventario.
5- Las decisiones se toman con mayor rapidez:
Una decisión puede tomarse en el momento en que se tiene a la mano toda la información relevante. En otras palabras, mientras más rápido llegue la información a sus manos, la decisión puede tomarse más rápido. Es importante tomar decisiones con mayor rapidez principalmente por dos razones:
La organización puede adaptarse más rápido a las amenazas y a las oportunidades.
Acorta el tiempo entre el pensamiento y la acción. La cadena de pensamiento se pierde cuando hay que esperar mucho tiempo por la información para ahondar en los problemas detectados.
6 - Alinea a la organización hacia los objetivos del negocio:
Las organizaciones exitosas son aquellas que permiten que sus colaboradores trabajen con una misma meta en mente (KPIs) utilizando un mismo procedimiento y un solo repositorio de información, previniendo así que existan conflictos entre las definiciones y los valores. A esto también se le conoce como Performance Management, o Gestión del Rendimiento. Una metodología muy conocida para implementar esta estrategia es el Balanced Scorecard creada por Robert Kaplan y David Norton.
Los sistemas de información tradicionales proveen respuestas a preguntas que se han definido con anticipación, pero nada más. Las soluciones modernas de IN proveen capacidades personalizables que permiten a los usuarios comprender los patrones de comportamiento del negocio. A este tipo de análisis se le conoce como OLAP (On Line Analytical Processing) o procesamiento analítico en línea.
Algunas soluciones de IN proveen algoritmos matemáticos para encontrar patrones desconocidos en los datos, como árboles de decisión (Decision Trees), Redes neurales (Neural Networks) e Inducción de reglas (Rule Induction) que consiste en extraer reglas a partir de una serie de observaciones. Estas reglas pueden representar ya sea un modelo de datos o patrones en los datos.
Los algoritmos de minería de datos (Data Mining) son métodos estadísticos avanzados que buscan descubrir patrones y ayudar a responder preguntas como "qué variable es más importante para determinar cuando un cliente puede dejar de utilizar nuestros servicios?", o descubrir reglas no identificadas, como "el 92% de compradores de mantequilla de maní compran también el pan marca XXX".
En resumen, una buena cantidad de organizaciones están utilizando iniciativas de IN para descubrir tendencias, ser más eficientes y diferenciarse de su competencia. La pregunta es si su organización está dispuesta a dejarle la iniciativa a su competencia o quiere convertirse en el líder de su segmento de mercado.
*Director Ejecutivo IDS Centroamérica
