Empresas & Management
2021-12-07

6 acciones para acabar con el síndrome de la 'reunionitis', en tiempos de pandemia

El exceso de reuniones, tanto físicas como virtuales, tiene agotado al 68% de las personas trabajadoras, quienes a su vez consideran que la empresa los valora más si pasan más tiempo conectados.

Por El Economista (México)

En el mundo del trabajo, la juntitis es ese síndrome que se refleja en el exceso de reuniones, las cuales en muchas ocasiones son improductivas porque no cuentan con planeación, protocolo o los perfiles correctos, sólo por mencionar algunos ejemplos. Durante la pandemia, este fenómeno organizacional ha incrementado, según el índice de Tendencia Laboral de Microsoft Work Lab, el último año aumentó 148% el tiempo destinado a reuniones virtuales.

"Es un síndrome o un vicio, y es que se ha podido demostrar que al menos un tercio de estas reuniones afecta directamente la productividad de las empresas", expuso Ana Estrada, directora general de Brújula Interior.

El exceso de reuniones virtuales es la razón principal por la que el 68% de la fuerza de trabajo se siente agotada, de acuerdo con el estudio Felicidad Organizacional 2021 de Awards of Happiness. Al mismo tiempo, esta proporción de personas considera que su empleador valora su trabajo en función de las horas que pasan conectadas.

"Frecuentemente, los colaboradores de una organización sienten que las juntas les restan productividad; es decir, sienten que por estar en tantas juntas no pueden dedicar su tiempo a lo que deben resolver en su día a día y eso va colapsando su agenda", explicó Raciel Sosa, especialista en Liderazgo del SXXI .

En ese sentido, el agotamiento se combina con un sentimiento de improductividad y al mismo tiempo, la juntitis impide que las personas concilien de mejor manera su vida laboral con la personal. En resumen, el abuso de esta herramienta produce un mal estado de ánimo en la organización.

Ante este contexto, Ana Estrada aseguró que las reuniones son productivas cuando se tiene el tema bien definido y los objetivos son claros, pero hay otros factores que deben considerarse para no usarlas de manera excesiva.

De acuerdo con la consultora Brújula Interior, esta es la guía para evitar la juntitis:

1. Reuniones justificadas. Las reuniones laborales sólo tienen sentido si existe una razón que las justifique, y quien convoque deberá planificar una agenda de trabajo y enviarla con anticipación a los asistentes para que estos no lleguen ni salgan con las manos vacías

2. Perfiles de invitados. No todos los invitados a la reunión son indispensables para tomar decisiones, en ocasiones hay personas que están en la junta sólo por si se requiere un dato

3. Objetivos claros. Terminar la reunión cuando se hayan alcanzado los objetivos y, de ser necesario, programar otra junta, pero asegurándose de respetar el horario y la agenda.

4. Retroalimentación. Evitar las presentaciones tipo "monólogo"; mostrar apertura y no estar siempre a la defensiva. En la medida de lo posible, debemos volver opcionales algunas juntas y hacer que cada participante tenga un rol activo

5. Mensajes claros. Durante una reunión virtual debe invitarse a los oyentes a que describan cómo se está recibiendo el mensaje, además de capturar los puntos clave o comentarios con mayor detalle de lo que puede lograr quien está dirigiendo la reunión

5. Horario establecido. La junta debe empezar a la hora establecida y con un tiempo máximo de duración de una hora. Esto es importante para asegurar que los asistentes se mantengan enfocados, motivados y comprometidos con los objetivos.

"Lo más valioso que tiene el ser humano es el tiempo, y cuando ese tiempo no lo capitalizamos de manera apropiada, no lo estamos utilizando para generar un recurso o un resultado, sentimos que estamos perdiendo el tiempo", subrayó Raciel Sosa.

El especialista destacó que las soluciones para evitar el exceso de las juntas pueden ir desde definir horarios hasta implementar espacios incómodos con el objetivo de que los asistentes no deseen permanecer más tiempo, cuando se trata de reuniones presenciales.

Síntomas de juntitis en las empresas

Héctor Villarreal, director de la consultora Proyectum, define el fenómeno como la "la propensión excesiva de llevar a cabo juntas innecesarias". Este exceso de juntas desencadena en conflictos, insatisfacciones y hasta frustración.

Según el especialista, las señales de que una organización padece de juntitis son:

- Juntas para terminar las juntas. Es decir, antes de finalizar la reunión se programa la siguiente para finalizar con los temas que no se alcanzaron a abordar.

- Cuando las personas están somnolientas, aburridas o distraídas durante la conversación.

- La irritabilidad o poca disposición a participar son síntomas de que las reuniones son molestas.

- Las reuniones se programan sin previo aviso y sin planificación.

"Si alguno de los puntos anteriores te parece común, es posible que estés frente a los síntomas de un caso grave de juntitis en tu organización", advirtió Héctor Villarreal en el blog de la consultora. La atención a este síndrome es importante si consideramos que el 78% de las personas aseguró que no puede desconectarse de su trabajo, según el estudio de Awards of Happiness.

"En temas positivos que ayudarán a que las empresas obtengan mejores resultados, el estudio puntualiza que las empresas que apuesten por el wellnes y la desconexión conseguirán atraer y retener a un 38% más de talento", resaltó la organización en un comunicado.

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