Opinión de Oscar Rojas: Desfragmentarse (en las empresas)

Opinión de Oscar Rojas - Revista Estrategia & Negocios*

Hablemos en términos estrictamente empresariales. Cambiar de año no solo puede o debe desembocar en alegrías. Se cambia de folio, se comienza a aplicar lo que meses antes en teoría se planificó con horas de consultorías, deseos y sueños de crecimiento. Algunos de estos hasta delirantes y asidos en aire con minúsculos alfileres de éter; neuronas intentando alinearse, charlas motivacionales y muchas frases de autoayuda corporativo, algunos inclusive buscando señales en la noche para convencerse que el universo se alinea con la conspiración que se trama desde la mesa donde se toman las decisiones. Hay fuerzas renovadas. Hay fe. Muchos vuelven de vacaciones y con la batería llena. Todos lo hemos vivido.

Pero también para muchas empresas el fin del año a veces conlleva un acarreo de stress y tareas por hacer; temas incomodos por encarar: proyecciones negativas, rutinas desfavorables y hábitos de todo menos atómicos. Inclusive significa como en el fútbol: una pausa indeseada, pérdidas de tiempo o el fin de la primera parte cuando mejor se estaba jugando. El esfuerzo de un motor por echar a andar desde cero el carro siempre es más caro. El torque lo es todo.

Lo que viene después, al margen si desde el primer día laborable del año nos abrazamos felices o conscientes de nuestro destino, con ojos a media hasta nos saludamos sabiendo que vamos a Stanlingrado, es intentar mirar hacia adelante. Prismáticos en mano, ver el horizonte. Toca limpiar los lentes.

Los discos duros convencionales nos han acompañado al menos comercialmente desde 1956 con el IBM 305 RAMAC, estos eran dos discos magnéticos de 24 pulgadas que almacenaban revolucionariamente para ese entonces 5 megabytes de información, en contexto al 2024 es más o menos minuto y medio de una canción en MP3 con calidad moderada.

Entendiendo la capacidad que se tiene hoy en día, podemos ver que estos han crecido a una tasa exponencial inimaginable y con ello nuestra capacidad de cómputo y almacenaje.

Por poner un ejemplo: la computadora donde redacto esto tiene 1 TB de almacenaje, o lo que es lo mismo casi 210 mil veces más capacidad que la lejana 305 RAMAC. Y esto no es poca cosa, pues junto con los transistores (y la densidad elevadísima de estos) en los microprocesadores son sin duda los responsables de la explosión de los algoritmos de la tecnología hoy cifrada en la omnipresente y asombrosa IA.

Este crecimiento en la capacidad de almacenaje trajo consigo el hecho que podíamos escribir o re-escribir tantas veces como quisiéramos un mismo archivo, expandiéndolo o recortándolo o modificándolo a nuestro antojo o demanda, e ingresar más información a medida que lo permitía la capacidad en nuestros terminales computacionales, y con ello un avance increíble al poder tener paquetes y programas especializados para diferentes necesidades en discos cada vez más pequeños (en tamaño) y capaces (en funcionalidades). Es como si a medida que hubiera un salto generacional la humanidad tuviera un incremento de un 5 % de neuronas para generar mejores sinapsis, aumentar su plasticidad y recordar más y mejor todo lo que hayamos visto, oído y sentido en nuestra vida. Somos más eficientes y desde luego más inteligentes cuanto más potentes son las maquinas (procesadores y capacidades de almacenamiento) que somos capaces de crear con nuestra inteligencia mental.

Y este mismo crecimiento que hago referencia trae consigo un problema técnico que por tanto modificar, mover, borrar o ingresar archivos, programas, rutinas y lógicas computacionales, indefectiblemente terminan quedando piezas de esos mismos archivos un poco extraviadas o desordenadas, lo que hace que las demandas para unificarlos y buscarlas se hagan un poco más lentas y consuman más recursos. Es como si tuviéramos un artilugio que armamos y desarmamos n-veces, al final podríamos tener piezas que o se nos quedan sueltas o las colocamos en otro lugar (Ley de Rap de las Leyes de Murphy). Para este problema a nivel computacional se le consiguió una solución: a un disco muy fragmentado, había que exactamente desfragmentarlo.

Cuando un archivo está muy fragmentado, cosa que sucede proporcional con su capacidad de almacenaje, la cabeza de lectura/escritura del disco duro debe moverse a diferentes ubicaciones para acceder a todas las partes del archivo. Aquí es donde la desfragmentación entra en escena. Su cometido es reorganizar los datos en el disco para que los archivos estén almacenados de manera contigua, lo que mejora la eficiencia del acceso a los datos y, por lo tanto, el rendimiento general de la computadora o servidor.

Este proceso, claramente con la cantidad de operaciones y procesos actuales se hace imperativo y aunque modernamente nuestros dispositivos los ejecutan en automático y en segundo plano, sin importar el tipo de disco que tengamos es una actividad que se tiene que dar para evitar la dispersión y posible distorsión de la información y la rapidez de procesamiento.

Poniendo por caso, la naturaleza nos dotó de una desfragmentación automática de todo a lo que estamos expuestos durante el día. La imposible cantidad de cosas que somos capaces de captar se reacomoda todas las noches durante la fase de sueño NoREM. Es más o menos ordenar las cerca de 86 mil millones de neuronas en promedio a los casi 2,5 Petabytes (más o menos un millón de gigabytes) de información que somos capaces de almacenar en nuestro disco duro. Perdón, cerebro.

Un momento. No se lleven las manos a la cabeza mis amables lectores preguntándose cómo llego yo a ese número, aquí dos artículos que lo avalan. Otro más. Así pues, este proceso es básico para poner orden y cordura indistintamente el sistema en que estemos.

Todas las empresas tienen un sistema operativo que las sostiene, y no me refiero a MS Windows, macOS, Linux o Unix. Aludo a ese código no-digital que sincroniza el hardware (estructura, sistemas) con el software (personas, estilo de liderazgo, cultura, habilidades) y que tiene todos los comandos y lógica para operar y responder a los desafíos y que son únicos por organización.

Los sistemas operativos se instalan en los discos de memoria equivalente a la cultura en la manera en que esta es capaz de responder ante los estímulos de sus ecosistemas de trabajo y competencia de los colaboradores. Las empresas tradicionales las podríamos identificar, en una comparación libre, como discos HDD (Discos duros de toda la vida), descendientes de la misma tecnología de los 305 RAMAC. Esta tecnología es masiva, bastante económica en bytes de memoria, pero con propensión a hacer un gran esfuerzo para no caer en el desorden y caos. Y eso las desgasta. Son un poco el Entren que caben 100... 50 paraos... 50 de pie de la magistral canción Timbalero del año 1972 de Lavoe y Colón (dispénsenme el ataque de melomanía caribeña).

Pero el concepto es exactamente ese. Tienen muchos paquetes de información, muchos ritmos y data acumulada. Pero les cuesta hacer algo diferente y de avanzada con todo eso. Resulta insólito ver lo lentas que pueden llegar a ser para todo: para lo muy grande y para lo minúsculo. Es el producto de no tener cierto orden en su propio conocimiento y clasificación de lo realmente importante respecto a lo urgente; de lo superfluo e irrelevante de lo proteico.

Las muy ágiles podrían ser empresas tipo SSD (discos de estado sólido), evolucionadas, son más rápidas que las HDD para buscar información allí donde esté (la persona, el documento, el número de quien lo sabe, cualquier cosa) y con ello tomar decisiones. Arrancan mejor el sistema y se tardan menos en cargar los programas. Al ser tan compactas (no tienen partes móviles) resisten mejor los golpes y turbulencias y al ser tan eficientes consumen menos energía para hacer lo que tienen que hacer.

Pero son más caras en bytes, ese orden en la información se paga para tenerla accesible cuando se demande. Son las empresas que creen en que el talento es más cuando se le invierte y desarrolla.

Que los recursos claves son caros pero que resultan redituables en un plazo muy corto, es ese ROI invisible que no entra normalmente en los libros contables. En que las decisiones tienen más razón con data, pero más aun si la mezclan con sentido común. Son las que tienen sistemas de información cruzada, transparente y sin claves secretas según qué tan cerca o lejos se esté de alcanzar el Nirvana.

Sean SSD o HDD. O tengan un Sistema operativo en cualquiera de las 5 dimensiones culturales de Geert Hofstede. No hay dilema alguno, se tienen que desfragmentar periódicamente. El primer mes del año suele ser el propicio bien sea porque estamos exultantes o porque tenemos que escribir las memorias para nuestros nietos sobre la semana en el infierno del 28 de mayo en Stalingrado.

Es cierto que la revisión y reorganización del todo lo obtenido en el colectivo mental de una empresa es muy extensa y puede resultar compleja. Los conocimientos, aprendizajes y cogniciones deben estar lo más próximos a quien los requiera. Esto quizá se logra aumentando la colaboración entre áreas, eliminando redundancias, optimizando flujos de trabajo y transparentando la comunicación. Tal vez dándose un tiempo para el aprendizaje como la Retrospectiva de Sprint que preconiza Scrum o los CFR en el marco de los OKRs y con ello ordenando los libros en cada uno de sus lugares a partir del conocimiento colectivo corporativo.

Desmontar la empresa periódicamente asegura tenerla limpia y engrasada, de la misma manera que un francotirador limpia su rifle para mantener todas sus partes libres de pólvora y plomo para que el próximo disparo de en el blanco.

Los restaurantes de altísima calidad y creatividad revisan siempre sus procesos y productos y con esto crean nuevas cartas de forma casi inconsciente año con año. Las organizaciones que siguen este ritual generan relevancias, atraen a la elite, crecen mejor y aumentan la distancia con sus competidores año con año.

Desfragmentar implica generar preguntas muchas veces incomodas y sin respuestas rápidas, algo muy difícil de tragar en esta hiperventilación que se vive. Lo contrario sería una conversión contraintuitiva a tener empresas con el síndrome de Diógenes, aquel que acumula sistemas caducos y chatarra, creencias y un liderazgo de hace 20 años, ser autonegligente y abandonarse a su propia extinción. Claramente nadie quiere caer en eso, per existen este tipo de empresas aunque cueste creerlo.

El camino así es. Revisar las jerarquía, revisitar los procesos íntimos y claves con que se hacen los negocios, la tecnología e inclusive cuestionar los valores como empresa son entre otros, el roadmap necesario de esta fase. De hecho a mi no me queda la menor duda que si una empresa se ha planteado apostar por la innovación en procesos o productos, considera a la gestión del cambio como una prioridad, inclusive si mira otros mercados o gira el timón con objetivos estratégicos diferentes es que se ha estado desfragmentando en segundo plano (como en sus teléfonos inteligentes), sin darse apenas cuenta y el resultado ha sido ese: Progreso. El proceso está allí. Y el avance ni hablar, acabamos de conversarlo

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Hablemos en términos estrictamente personales. Llevaba un año sin escribir. O al menos sin publicar. Mi gratitud por llegar hasta acá. Imagino que estaba compilando mis sistemas: el de creencias, el de teorías y prácticas; asimilando hechos, alimentando mis relatos con experiencias. Encontrándome con analogías. Aprendiendo de mis alumnos y amigos. Sumándole horas de lecturas a mi miopía y ahora también a mi incipiente presbicia. Me estaba desfragmentando para intentar ordenar mis ideas.

Nos leeremos...

*Venezolano. Director de la escuela de Ingeniería Comercial en la Universidad del Istmo de Guatemala, profesor, consultor internacional, columnista, conferencista y TEDx Speaker.