En el mundo de las "startup" (emprendimiento), constantemente se habla del concepto de "escalabilidad", refiriéndose a la capacidad que tiene una empresa de crecer rápidamente replicando su modelo de negocio y abarcando más mercado. Para lograr esto, una de las variables más importantes es haber diseñado procesos eficientes para cada una de las áreas clave de la empresa y sobre todo manejarlos de forma consistente y efectiva.
Un proceso es una secuencia de actividades que crean valor. Pueden existir procesos para el área de manufactura, ventas, servicio al cliente, contratación de personal y capacitación, entre otros. Inicialmente, muchos de éstos, pueden estar únicamente en la mente del emprendedor y se hacen de forma casi instintiva, pero durante la etapa de crecimiento de la empresa, es cuando se hace evidente la necesidad de analizar a profundidad cada proceso, buscar áreas donde se pueda lograr mayor eficiencia y documentar cada paso de forma que otras personas puedan ejecutarlo exitosamente.
En el UFM Acton MBA creemos que el arte de pensar en términos de procesos es una perspectiva crítica para el éxito de un emprendedor que desea hacer crecer su empresa. Un proceso mal diseñado o mal manejado le puede costar mucho dinero a la empresa y eventualmente llevarla al fracaso.
Personalmente tuve que aprender esa lección de la forma más dura: cometiendo errores que me costaron mucho dinero. Mi primera empresa inició desarrollando sitios web, y solíamos tener problemas terminando los proyectos en el tiempo esperado, el problema era grave ya que los clientes nos pagaban la mitad del proyecto solamente al finalizarlo y esto afectaba directamente nuestro flujo de caja; sabíamos que teníamos que encontrar una solución, luego de meses de sufrir y probar diferentes cosas nos dimos cuenta que el "cuello de botella" estaba en una persona por la que todos los proyectos tenían que pasar y cuyo conocimiento era clave y lo que hacía falta era plasmar el conocimiento que esta persona tenía en un proceso que pudiera ser ejecutado por otras personas. ¡Cuánto hubiera deseado haber tomado el curso de "Operations" de Acton donde luego aprendí como se identifican estos cuellos de botella desde el momento en que se diseña el proceso! Seguramente habría ahorrado mucho dinero y dolores de cabeza.
Para manejar un proceso de forma rentable el emprendedor/empresario debe monitorear cuidadosamente los costos de cada paso del proceso asegurándose que se genera más valor que sus costos asociados. También es importante tener las herramientas necesarias para identificar como algún cambio en el proceso afectará los costos, márgenes y posibles ingresos. Un proceso que realmente agrega valor convertirá recursos como la mano de obra, materiales, energía y equipo en productos o servicios que la empresa puede vender y tener una ganancia.
Sin embargo, se debe tener cuidado en qué método se utiliza para medir los costos en cada parte del proceso. Existen perspectivas diferentes como la contabilidad de costos tradicional, la contabilidad de costos basada en actividad (conocida en inglés como "Activity Based Costing" o ABC) o la "Contabilidad de Rendimiento" (Throughput Accounting en inglés), la que introduce una innovadora forma de medir los costos enfocándose solamente en aquellos que varían con el volumen de unidades producidas en vez de atribuir una parte de los costos fijos a cada unidad. Entender la diferencia de información que brinda cada sistema es clave para tomar decisiones que optimicen los flujos de caja de la empresa y con ello su capacidad de crecer.
Si no conoces estos términos es recomendable que te familiarices con ellos o busques ayuda de alguien que domine el tema en el momento de diseñar los procesos que te servirán para hacer crecer tu empresa. Es preferible optimizar costos y enmendar errores en la etapa temprana de crecimiento de una empresa que esperar a que este proceso se haya multiplicado y con él los costos y errores a corregir. Por el contrario, una empresa con procesos bien diseñados y con conocimiento de costos basado en valor generado cuenta con la plataforma ideal para crecer de forma sostenible.
*Director, UFM Acton MBA
