Nadie mejor que los propios emprendedores para decirnos con qué herramientas gratuitas están verdaderamente satisfechos en la gestión de sus negocios, así como cuándo y por qué han decidido dar el salto en un momento determinado y buscar productos de pago.
La revista española Emprendedores preguntó a 10 empresarios de todas las áreas qué herramientas utilizan realmente en su día a día y por qué. Aquí te ofrecemos la lista corta, la crème de la crème de las que son gratuitas, con un pequeño análisis de profesionales para que te hagas una idea de cuáles se pueden ajustar mejor a las necesidades de tu empresa.
Ofimática
En tratamientos de texto, no hay mucha discusión: OpenOffice y Google Docs son las más utilizadas. Las dos disponen de procesador de textos, hoja de cálculo y permiten crear presentaciones compatibles con PowerPoint. Pero, entre las dos, los emprendedores se decantan más por Google Docs, combinada con Google Sheets (Excel) y Google Slides (PowerPoint). "OpenOffice es sólo para editar y no permite trabajar a varias personas a la vez. Con Google Docs, en cambio, y desde una misma cuenta de Gmail, puedes crear, editar y compartir cualquier documento. Incluso trabajar varias personas a la vez en línea y desde cualquier dispositivo (PC, tablet o móvil) porque están en la nube", comenta Emilio Rodríguez, socio cofundador de Gremyo.
Facturación, ERP Y CRM
Son tres herramientas diferentes que puedes utilizar por separado o de forma conjunta (muchos CRM ya llevan incorporadas funciones de facturación y de ERP).
Para la empresa que no trabaje con clientes ni tenga que controlar stock, etc. serviría una herramienta exclusivamente de facturación como Factura Directa. Para la gestión del punto de venta y generar recibos digitales, llevar el inventario y diseñar informes de venta, una buena solución gratuita es Caja Square. Y para negocios más complejos, hay que pensar en herramientas más completas: como ERP el más recomendado es Openbravo y como CRM, Zoho CRM.
"Son herramientas muy útiles en su versión gratuita, de hecho la principal limitación de Zoho CRM sin pago es que sólo permite el acceso a tres usuarios distintos dentro de la empresa, lo que para una pyme suele ser suficiente. En el caso de Openbravo, al ser software libre, el problema puede venir, como con cualquier solución open source (código abierto), en que hay que tener ciertos conocimientos técnicos para ponerlas a funcionar. Por eso, aunque Openbravo sea gratuito, si no tienes conocimientos técnicos debes valorar si te compensa contratar a alguien que instale y configure Openbravo para ajustarlo a las necesidades específicas de la empresa", explica José Carlos Cortizo, CMO de BrainSins.
¿Cuándo pagar por ellas?
"Según la empresa crece, van a surgir nuevas necesidades para las que la versión gratuita no da soporte. Y no queda otra que pagar. Pero a día de hoy hay alternativas muy buenas con costes muy reducidos gracias al formato SaaS, que ha democratizado el acceso a estas herramientas. Estamos hablando de que por 10€-50€ al mes ya tienes acceso a soluciones como Pipedrive (un CRM que utilizamos nosotros ahora), que simplifican mucho los flujos de trabajo y ayudan mucho en el día a día por la optimización de tiempos", comenta Cortizo.
¿Juntas o por separado?
Otra duda razonable. Si existen herramientas todo en uno, ¿merece la pena escoger una más completa o las buscamos por especialidades? "Depende de las necesidades de la empresa. Para muchas, un software integrado que incluya funcionalidades de CRM y de ERP puede ser más que suficiente. Ahora bien, hay empresas donde alguna de estas partes cobra mucha importancia y necesitan un software específico. Por ejemplo, en retailers, el ERP es fundamental para gestionar bien el stock, las necesidades de compra, etc.", explica José Carlos Cortizo.
Estudios de mercado
"Son herramientas que nos ayudan a conocer cómo está nuestra web o negocio online, en cuanto a SEO, competidores, keywords, rankings y otra serie de parámetros. En el mercado encontrarás versiones gratuitas y suficientes, como Mozbar y Quicksprout. Para mí esta última es la mejor para informes sobre tu web y para compararte con la competencia", explica Emilio Rodríguez.
"Mozbar es un plugin que se instala en tu navegador y con un solo clic te permite conocer la fuerza que tiene tu web. Entre las gratuitas importante también Woorank, que te ayuda a detectar los errores que cometes en tu posicionamiento. Tiene una versión de pago, pero no merece la pena. Sí conviene rascarse el bolsillo por otras herramientas imprescindibles para un SEO como Semrush, Sistrix y Ahrefs. Semrush y Ahrefs tienen versiones gratuitas, pero muy limitadas. Sistrix se puede utilizar gratis sólo 14 días", explica Dean Romero, webmaster y autor del blog Blogger3cero.com.
Otra forma de realizar estudios de mercado es detectando tendencias en Internet, con herramientas gratuitas como Google Trends, que refleja qué palabras clave busca la gente diariamente, "las modas de búsqueda del momento: por ejemplo, qué juguetes se han buscado más en Reyes", añade Romero. O realizando tus propias encuestas por correo electrónico con soluciones como SurveyMonkey, también gratuita.
Gestores de proyecto
Son herramientas que utilizan de forma habitual la mayoría de los emprendedores que necesita organizar grupos de trabajo y proyectos en equipo. Ayudan a asignar las tareas de cada uno, ponerles fechas límite, etc. Imprescindibles, sobre todo, para quienes trabajan con colaboradores de forma remota. Aquí ganan por goleada Basecamp y Trello; los dos muy parecidos, pero Trello le ha tomado la delantera a la primera porque es totalmente gratuita (Basecamp sólo lo es para los profesores) y porque combina muy bien con Google Docs. Otra alternativa recomendable es Asana, aunque en su versión gratuita está limitada a un máximo de tres proyectos.
Gestores de tarea
Un gestor de tareas es algo así como un bloc de notas muy sofisticado para crear listas de tareas y anotaciones de todo tipo y compartirlas con otros. Destaca sobre todas Evernote, con muchísima diferencia, seguida por RemembertheMilk. Y sólo algunos recomiendan la solución de Google, Google Keep. "Evernote es la más completa para la parte de recopilar, procesar y compartir. Remember the Milk es un complemento perfecto a Evernote para administrar las listas de tareas y asignar tiempos (alarmas, listas automáticas, vencimientos, etc.), aunque se puede prescindir de ella. Las dos son multidispositivo y tienen una gran conexión con herramientas y apps de terceros", comenta Emilio Rodríguez. Las dos son muy completas en sus versiones gratuitas, aunque en el caso de Evernote, "si la utilizas mucho, merece la pena recurrir a la versión de pago. Cuesta unos 40 euros al año", explica Emilio Rodríguez.
Gestores de tiempo
Son herramientas para mejorar la productividad. Entre las gratuitas, la más recomendada es Rescue Time, seguida de Clippy y Teamviz. "Rescue Time es una de las que más y mejores resultados me da. Un servicio de analíticas personales que muestra cómo empleas tu tiempo, desde que enciendes el PC o portátil, y te proporciona herramientas para ayudarte a ser más productivo", comenta Isra García.
Merece la pena añadir a estas herramientas otras que nos ayuden a organizar mejor el correo, como Mailbox (una app para móviles, tablets y una beta para ordenadores Mac) y Unroll.Me. La primera, para gestionar mejor tu bandeja de entrada, según tus preferencias. Unroll.Me, para olvidarte del correo basura. "Ahora Google ha lanzado la competencia a Mailbox, que se llama Inbox. Son fantásticas para una gestión eficiente del email personal. Unrol.Me es, sencillamente, buenísima. No es un gestor de correo como las otras, sirve para ver a qué estás suscrito, darte de baja fácilmente de las que no te interesen y agrupar las otras en un mismo email", dice Emilio Rodríguez.
Sincronización y almacenamiento de datos
Google Drive y Dropbox te ayudarán a guardar de forma segura, gratis y en la nube todos tus datos. De esta forma, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar. Eso sí, los dos tienen limitaciones. Google Drive, hasta 15 GB gratis. Dropbox, hasta 16 GB. Si necesitas más volumen, tendrás que pagar (unos 10 euros mensuales).
Infografías, presentaciones y diagramas
Son herramientas con utilidades diferentes. Para presentaciones almacenadas en la nube y totalmente gratuitas, las mejores son Google Slide y Prezi, sobre todo esta última. "Es muy visual, con efectos de zoom, etc. Ha evolucionado considerablemente hasta ofrecer muchas más opciones que antes. El handicap es que ya no eres original cuando usas Prezi, ya que la utiliza todo el mundo", comenta Isra García. Otra cosa son las que nos ayudan a organizar la información de forma visual, como Infogr.am. "Crea increíbles infografías y gráficos en cuestión de minutos. Una herramienta muy útil a la hora de presentar datos", añade.
Identidad corporativa
"Canva es brutal. Una herramienta con la que los que no somos diseñadores podemos hacer diseños propios muy potentes. También Withoomph, buenísima para crear gratis tus logos en minutos. Y para crear tus vídeos, de forma sencilla y poco presupuesto, unos 20 euros, Videolean", señala Rodríguez.
Videoconferencias
Google Hangout, Skype y MashmeTV son las mejores opciones. "Skype y Google Hangout son muy completas, gratuitas y, salvo que se quiera algo superespecífico, no hace falta pagar por este tipo de servicios para comunicarse entre dispositivos con voz o vídeo. Skype tiene, además, tarifas a móviles muy baratas", puntualiza el cofundador de Gremyo.
Antivirus
Los más recomendados son Avast y Avira. En especial, este último porque "Avast consume mucha memoria. Yo siempre recomiendo un antivirus unido a Spybot Search & Destroy o cualquier otro paquete gratuito de seguridad contra malware, mejor que alternativas como Malwarebytes", afirma Emilio Rodríguez.
