Empresas & Management
2018-10-29

Si odias las reuniones, así las debes enfrentar

Si eres de los que crees que el trabajo se puede hacer sin necesidade de reuniones, te ayudamos a enfrentarlas, más si son a la primera hora de entrada al trabajo o peor, a la salida de tu jornada.

Por BBC

La comentarista británica de televisión Stephanie Hare dice que si se quiere mayor productividad, deberían estar casi prohibidas las reuniones: 'Las telefónicas y las videoconferencias son las peores'.

Hare indica que al momento de una reunión se pierde mucho tiempo en esperar que se resuelvan problemas técnicos, que se instalen los equipos para la reunión y que todos estén con el foco puesto en el tema central. Otro punto, es que, generalmente no hay agenda, así que aterrizar el encuentro tomará otro par de minutos.

'Cuando por fin se esté discutiendo algo sustancioso, alguien ingresará inevitablemente en la sala, se disculpará por haber llegado tarde y tendrán que volver a comenzar. Según mi experiencia, lo mejor es desactivar tu micrófono interno antes de que empieces a gritar', dice la británica para BBC Mundo.

'Puede que estemos perdiendo nuestro tiempo esperando, cuando podríamos estar haciendo algo más valioso, como trabajar', agrega.

¿Cómo enfrentar las reuniones? Estas son las experiencias de algunas empresas exitosas y millonarias:

EXPERIENCIA AMAZON

Jeff Bezos, el presidente ejecutivo de Amazon, recela tanto de las reuniones malas que diseñó una estrategia para mitigarlas.

Evita celebrarlas antes de las 10 de la mañana, ya que se dio cuenta de que no son productivas antes de esa hora.

Las mantiene reducidas y con una asistencia limitada al número de personas que se puede alimentar con dos pizzas.

Prohíbe el Powerpoint.

En cambio, les pide a sus ejecutivos escribir un memorándum de seis hojas 'construido narrativamente'. 'Tiene oraciones, verbos y sustantivos de verdad', asegura. 'No son solo notas'.

DAR VOZ A LOS TíMIDOS

Incluso si has enviado tu agenda a tu grupo perfectamente seleccionado y has acordado puntos de acción al final, una reunión puede acabar siendo mala si no te has asegurado de que se hayan oído todas las voces.

Más que malos modales, eso sería una mala gestión.

Nuestros colegas más introvertidos pueden no tener el apetito o, francamente, la energía para hacerse a codazos un lugar en una conversación dominada por quienes son más expresivos.

Estudios demuestran constantemente que las mujeres suelen ser ignoradas e interrumpidas por los hombres en las reuniones.

Dirige una mejor reunión:

Primero, cuando sea el momento para preguntas y comentarios, quien dirija la reunión debería preguntar a las mujeres primero.

Eso es porque, según investigaciones, cuando una mujer hace la primera pregunta o el primer comentario, es más probable que otras mujeres también participen. Un mensaje para ellas: cuando les ofrezcan espacio, tómenlo.

Segundo, hay que crear espacio para los colegas más callados preguntándoles de antemano cómo les gustaría hacerse oír. Tras años aguantando que otros hablen por encima de ellos, te aseguro que tienen muchas ideas.

Tercero, todos debemos hacernos responsables. Si realmente pensamos que una reunión es un buen uso de nuestro tiempo, verifiquémoslo con nuestros colegas.

Por último, en cuarto lugar, si uno de nuestros compañeros le hace caso a Elon Musk y se va de nuestra reunión, no nos lo tomemos a pecho. No necesariamente significa que seamos aburridos, sino que ellos ya aportaron lo que podían.

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