Por Zonia Gonzales, directora de Comunicación Estratégica -CE-
La comunicación interna tiene un rol importante en el buen funcionamiento de una organización, ya que influye en la mejora del desempeño laboral, la relación entre colegas y el aumento de la rentabilidad. Contar con un experto en comunicación, permitirá que todo aquello que sea necesario divulgar internamente, se realice con estrategia para asegurar que el mensaje llegue de forma clara y efectiva.
Una parte imposible de evadir dentro de la comunicación organizacional interna es el conflicto y las conversaciones difíciles. En todas las empresas es necesario comunicar despidos, cambios de condiciones laborales, retroalimentación sobre el desempeño laboral, entre otras. Estas conversaciones pueden generar una alta carga emocional para la persona afectada e impactar en su vida. Por lo tanto, es fundamental contar con herramientas y habilidades comunicativas para hacer frente a estas conversaciones.
La mejor estrategia es empezar con la planificación de la conversación considerando todos los puntos a discutir. Durante la conversación debe colocarse sobre la mesa el objetivo por el cual se encuentran allí reunidos, de una forma clara pero muy asertiva. Hay que asegurarse de que la otra parte ha entendido lo tratado hasta el momento antes de avanzar haciendo suposiciones. Si se desea, se pueden hacer pequeños silencios, los cuales, si se manejan adecuadamente, puede favorecer la comunicación del interlocutor.
Lo complicado de estas conversaciones es que siempre aparecerán emociones. Sin embargo, quien da la información deberá enfocarse en hechos y acciones para explicar lo que se desea exponer, evitando emitir juicios de valor. Como líder, se debe procurar controlar las emociones, asegurando el uso adecuado de las palabras, el tono de voz y el lenguaje corporal.
Según la Organización Mundial de la Salud (OMS) a nivel mundial, se estima que cada año se pierden 12.000 millones de días de trabajo debido a emociones negativas como la depresión y la ansiedad, a un costo de US$ 1 billón por año en pérdida de productividad. Por esto, aunque las reacciones de la parte afectada pueden resultar incómodas, es bueno darle la oportunidad de expresar sus emociones con el fin de que se calme antes de dar el cierre. Esto ayuda a que la persona salga con una actitud más tranquila disminuyendo la posibilidad de afectar negativamente a las demás personas de la empresa.
De acuerdo con los objetivos planteados al principio, se puede finalizar la reunión haciendo un resumen y reflexionando los puntos de mejora. Al establecerse acuerdos finales se fortalecen los objetivos planteados en la planificación y la respuesta esperada.
Liderazgo eficaz
Las habilidades sociales y comunicativas marcan la diferencia en el entorno empresarial y laboral. Ser líder significa hacer a los demás mejores con su presencia, aunque esto signifique cargar con la responsabilidad de dar buenas y malas noticias, así como comunicarlas de manera asertiva.
Justamente esta es una pequeña parte de lo mucho que hace un equipo profesional de comunicación: crea las estrategias para que las personas a cargo de estas conversaciones difíciles lo hagan de forma asertiva y eficaz, actuando con educación, respeto y empatía en todo momento. Aunado a esto, un gran líder utiliza la gratitud y la sinceridad, comprendiendo y motivando a las personas de la organización.
La comunicación interna es fundamental para el buen funcionamiento de las empresas. Enfrentarse a estas conversaciones correctamente puede contribuir a alcanzar una solución, a obtener información adicional que aporte una nueva perspectiva de lo que está ocurriendo en la empresa y entablar mejores relaciones laborales para un futuro.
