Por estrategiaynegocios.net
Que los colaboradores de las empresas tengan un adecuado balance entre su vida laboral, personal y familiar, se ha convertido en un pilar que aumenta la productividad en el trabajo. No obstante, para lograr esto, que las personas tengan un adecuado manejo del tiempo en su día a día se torna vital en la actualidad.
Tanya Leiva, directora de la firma Sinapsis Consulting, comentó que el manejo efectivo del tiempo es cuando una persona logra cumplir ciertas metas diarias realizables, en un período específico de tiempo. Esto sin cometer errores innecesarios, y sin que se sienta extremadamente agotada al finalizar sus tareas. Además, de que la persona pueda realizar actividades personales y familiares, así como otros proyectos adicionales.
No obstante, para la experta, existe una realidad en muchas empresas, donde el mal manejo del tiempo genera ciertas repercusiones, tanto para los colaboradores como para la empresa. Entre ellas, genera el “Síndrome del Desgaste” o Burnout en los trabajadores, el cual es un fenómeno ocupacional.
Otra consecuencia es que el personal “vive de incendio en incendio”; es decir, comete muchos errores por estar distraídos, cansados, ansiosos o colmados con cosas que hacer. En este sentido, para el trabajador se vuelve más común estar solucionando problemas, que generando resultados, frustrándose y generando un sentimiento de fracaso.
Un tercer aspecto es que el colaborador no logra avanzar en su trabajo porque no logra los resultados que debería tener día a día, no solo a nivel profesional, sino personal. Además, se deja de lado el disfrute de tiempo de calidad con la familia o amigos, lo cual es un motor emocional para la persona. “Todo esto impacta directamente a las empresas también, porque si el colaborador no es productivo, la empresa tampoco lo será”, afirmó Leiva
Pero ¿cómo evitar estas situaciones y tener un adecuado manejo del tiempo? Leiva brindó cuatro recomendaciones:
1. Ser objetivos con el uso del tiempo que tenemos disponible. El problema es que sobrecomprometemos el tiempo pensando que tenemos 24 horas al día en nuestras manos. Pero la realidad es que de esas horas la mayoría ya están comprometidas. Por ejemplo, debemos llevar a los hijos a la escuela, hay que atender dos reuniones en la mañana, en la noche hay que resolver un tema personal, entre otros. Lo cierto es que las personas no tienen 8 horas para disponer de ellas. Lo que se debe hacer es definir objetivamente cuánto tiempo efectivo tengo disponible al día para definir qué voy a hacer y cómo las voy a utilizar. Esto para cumplir mis metas realizables para tener esa realización diaria, semanal o mensual.
2. Establecer un plan personal del éxito. Se debe establecer un plan de cómo la persona va a manejar su día a día y sus proyectos, para alcanzar su éxito personal y profesional. Las metas personales y laborales deben estar incluidas en este plan, así como todo lo que implique cómo voy a lograr estas metas. Para ello hay que manejar objetivamente mi tiempo. También es muy importante determinar los momentos del día en que se tienen los picos más altos de energía, en esos momentos se deben realizar las tareas más pesadas o que requieran de mayor esfuerzo para el colaborador.
3. Dar lugar al descanso. Tenemos que tener un plan personal para descansar. Esto no significa que el trabajador se vaya de vacaciones una vez al año durante dos semanas después de trabajar todos los días casi 12 horas. El descanso tiene que realizarse en lapsos mientras estoy trabajando, estos momentos son adicionales a cuando se duerme. Esto porque el cerebro funciona de dos formas: en forma enfocada, que es cuando la persona está concentrada en una sola cosa. La otra es en modo difuso, allí el cerebro divaga o piensa de forma libre en diferentes cosas al mismo tiempo, por ejemplo como cuando se realiza ejercicio. En esta última, el cerebro va de un pensamiento a otro según lo que la persona esté viendo, lo que ayuda a oxigenarlo. Además, si en el momento del modo enfocado no lo logré hacer bien el trabajo, en modo difuso puede llegar la solución. Un ejemplo es cuando se realiza una actividad fuera del trabajo y de pronto llega la solución a un problema. Descansar no es solo dormir, es también tener un descanso activo.
4. Tener respaldo de las jefaturas. Muchas veces pasa que el colaborador está realizando un trabajo que solicitó otra área de la empresa, pero su jefe inmediato le pide dedicar su tiempo a otro proyecto. El colaborador debe sentir el respaldo de su jefatura para comunicarle que en ese momento está realizando ese trabajo específico de la otra área, o indicarle a ese departamento que pondrá en pausa sus labores por la solicitud realizada por su jefe. En todo caso, esa comunicación y respaldo debe existir para poder administrar efectivamente el tiempo.
“Lo primero que hay que hacer es analizar objetivamente el tiempo. Empezar a mentalizarnos y ser realistas de cuánto tiempo tengo en las manos. Después establecemos tareas que pueden ser posibles realizar en ese tiempo que tenemos disponible. A veces pasa que no encontramos tiempo, si esto sucede es que me estoy asignando más tareas de lo que en realidad soy capaz de hacer”, comentó Leiva.
Beneficios del manejo adecuado del tiempo
La directora de Sinapsis Consulting señaló que el principal beneficio de un manejo efectivo del tiempo es que se verán resultados de calidad en el menor tiempo. Esto tanto en las empresas como en la vida del colaborador.
“Muchas veces nos presionamos para hacer cosas en uno o dos días, por ejemplo; sin embargo, al finalizarlas, estas tareas están incompletas o tienen errores, no son de la calidad que se buscaba. Esto provoca que se deba utilizar tiempo adicional para corregirla, lo que amplía el tiempo dedicado a ella. Nos hemos acostumbrado a vivir en la cultura de solucionar errores versus realizar las cosas bien desde el inicio”, dijo Leiva.
Hay varias señales en la empresa que indican que se tiene un mal manejo del tiempo. La primera es pensar que todos los errores son normales y permisibles. Segundo, el trabajador está sobrecomprometiendo su tiempo, lo que provoca que no le alcance el día. Otra señal es la sensación de desgaste que tiene la persona.
