Por estrategiaynegocios.net

Algunos de los ejecutivos más efectivos de la historia - desde el zar de GM Alfred Sloan, pasando por Steve Jobs de Apple, hasta Sheryl Sandberg, COO de Facebook - han dirigido personalmente las reuniones y han compartido sus secretos para hacerlas efectivas. Ellos no tenían mucho tiempo en sus agendas, por lo que debieron hacer productivos encuentros.

Las juntas suelen ser tediosas para los empleados porque no se alcanzan los resultados esperados, en la mayoría de las ocasiones.

Suelen ser el resultado de tener demasiada gente en la sala, no tener una agenda o simplemente reunirse con demasiada frecuencia.

¿Cómo hacer reuniones efectivas?

-A Jeff Bezos, CEO de Amazon, le gusta que la gente discuta

Si trabajas en Amazon, será mejor que te sientas cómodo con los conflictos. Jeff Bezos es famoso por odiar la 'cohesión social', esa tendencia que la gente tiene a encontrar el consenso sin otra razón que sentirse bien.

Esa aversión por la amabilidad es reforzada por los principios de liderazgo de Amazon, uno de los cuales dice:

Los líderes están obligados a desafiar respetuosamente las decisiones cuando no están de acuerdo, incluso cuando hacerlo es incómodo o agotador. Los líderes tienen convicción y son tenaces. No se comprometen en aras de la cohesión social. Una vez que se determina una decisión, se comprometen plenamente.


-El legendario CEO de GM, Alfred Sloan, decía poco, y luego añadía detalles

Alfred Sloan dirigió GM desde los años 20 hasta los 50. Durante ese tiempo llevó a GM a convertirse en la compañía más grande del mundo - en los años 50, GM tenía el 46% del mercado automotriz de los Estados Unidos y empleaba a más de 600.000 estadounidenses.

A Sloan también se le atribuye el mérito de haber inventado una estructura corporativa moderna.

Según el gurú del liderazgo Peter Drucker, el informe de seguimiento fue una de las herramientas de Sloan.

Después de cualquier reunión formal - en la que simplemente anunciaba el propósito, escuchaba lo que la gente tenía que decir, y luego se iba - Sloan enviaba un comunicado de seguimiento con un plan de acción.

-A Ben Horowitz, ex-CEO de Opsware y cofundador de Andreessen Horowitz, le gusta tener reuniones individuales

Durante su etapa como CEO, Ben Horowitz vendió Opsware a HP por 1.600 millones en 2007.

Dos años más tarde cofundó Andreessen Horowitz, probablemente la empresa más solicitada en capital riesgo.

Horowitz, que pasa gran parte de su tiempo asesorando a líderes jóvenes, dice que el trabajo más importante para un CEO es diseñar la forma en que la gente se comunica en una empresa.

La reunión individual es esencial para ese proceso, dice, ya que es el mejor lugar para que las ideas y las críticas fluyan de los empleados a la gerencia.

'Si te gustan las agendas estructuradas, entonces el empleado debe fijar la agenda. Una buena práctica es que el empleado te envíe la agenda por adelantado. Esto le dará la oportunidad de cancelar la reunión si no hay nada urgente. También deja claro que es su reunión y que le tomará tanto o tan poco tiempo como necesite. Durante la reunión, ya que es la reunión del empleado, el gerente debe hacer el 10% de la conversación y el 90% de la escucha. Tenga en cuenta que esto es lo opuesto de la mayoría de los encuentros individuales', indicaba.

-Elon Musk, CEO de Tesla, exige que la gente esté súper preparada

Musk tiene unos estándares increíblemente altos. Tiene fama de despedir a la gente si se le pasa una fecha límite. Así que si te vas a reunir con él en Tesla o SpaceX, tienes que estar preparado.

En un correo electrónico obtenido por Jalopnik en abril de 2018, Musk dijo lo siguiente sobre las reuniones:

Por favor, salgan de todas las reuniones largas, a menos que estén seguros de que están proporcionando valor a toda la audiencia, en cuyo caso, mantenlas muy cortas.

También deshazte de las reuniones frecuentes, a menos que estés tratando un asunto extremadamente urgente. La frecuencia de las reuniones debe disminuir rápidamente una vez que se resuelva el asunto urgente.

Sal de una reunión o deja una llamada tan pronto como sea obvio que no está agregando valor. No es grosero irse, es grosero hacer que alguien se quede y pierda el tiempo.

-La directora de operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg, se ciñe a una agenda muy estricta

Sandberg trae un cuaderno de apuntes en espiral a cada reunión. En ese cuaderno hay una lista de puntos de discusión y puntos de acción.

'Ella los tachará uno por uno, y una vez que todos los elementos de una página estén marcados, arrancará la página y pasará a la siguiente', informa Fortune. 'Si cada cosa se hace en 10 minutos de una reunión de una hora, la reunión se termina'.

-El difunto CEO de Apple, Steve Jobs, mantuvo las reuniones lo más reducidas posible

Jobs llevó a Apple a convertirse en una de las empresas más valiosas del mundo, creando productos fáciles de usar con diseños elegantes.

Dirigía reuniones con un minimalismo similar. Odiaba cuando eran demasiado grandes, porque creía que muchas mentes en una habitación se interponían en el camino de la simplicidad.

En un caso, Jobs estaba en una reunión semanal con la agencia de publicidad de Apple y mandó salir a alguien que no asistía regularmente. Le preguntó quién era, escuchó su respuesta y le dijo amablemente que se fuera: 'No creo que te necesitemos en esta reunión', dijo. 'Gracias'.

Jobs llevaba el mismo patrón consigo mismo: cuando el presidente de los Estados Unidos, Barack Obama, le invitó a una reunión de los amantes de la tecnología, se negó. La lista de invitados era demasiado extensa.

-El cofundador de Google, Larry Page, dice que nadie debe esperar a una reunión para tomar una decisión

Page se convirtió en CEO de Google en 2011, hasta que Sundar Pichai asumió el cargo en 2015.

Inmediatamente envió un correo electrónico a toda la empresa. El tema: cómo llevar a cabo las reuniones de manera eficaz. Uno de sus consejos es designar a un responsable de la toma de decisiones para cada reunión. Pero lo que es más importante, Page señaló que es posible que no necesites de ninguna reunión.

'Ninguna decisión debe esperar a una reunión', dice el correo electrónico. 'Si una reunión tiene que ocurrir antes de que se tome una decisión, entonces la reunión debe ser programada inmediatamente'.


Con información de businessinsider.es