Los escándalos financieros suscitados en los Estados Unidos a inicios de la década pasada, provocaron la emisión de la ley Sarbanes-Oxley (por el apellido de los legisladores que las impulsaron), legislación que impuso mayores regulaciones a las empresas para mantener un control efectivo sobre las operaciones, en especial en actividades altamente sensibles como los mercados financieros.
A partir de dicha regulación, se generó una cultura empresarial en la mayoría de las compañías multinacionales tendiente a destinar esfuerzos y personal para monitorear el cumplimiento de las políticas internas en muy variados campos, pero en especial en el manejo de la información y el cumplimiento de estándares éticos que eviten la comisión de actos que puedan constituir delitos, como por ejemplo la corrupción de funcionarios públicos. El desarrollo de estos programas de cumplimiento o compliance, tienen un fin eminentemente preventivo, por cuanto las empresas se exponen a importantísimas multas en caso de incumplimiento en algunas de sus obligaciones, y, en aquellas jurisdicciones en donde las personas jurídicas pueden ser imputadas de delitos penales, sus representantes incluso se exponen a penas privativas de libertad.
En Centroamérica, a partir de la emisión de legislaciones específicas contra la corrupción y el enriquecimiento Ilícito, es cada día más frecuente la persecución de este tipo de delitos por prácticas que muchas veces eran fácilmente previsibles, y que quizá incluso eran desconocidas por los mandos gerenciales de la empresa. Desde casos evidentes como el ofrecimiento de comisiones a empleados públicos, hasta casos más sutiles como la participación en contrataciones públicas en instituciones en donde laboran familiares, la entrega de obsequios a funcionarios públicos, o labores de lobby político, todos estos aspectos pueden dar lugar a importantes escándalos, e incluso investigaciones judiciales o administrativas.
Entonces, resulta adecuado que tanto aquellas empresas que mantienen relaciones comerciales con el Gobierno o sus entidades, como aquellas empresas que simplemente desean prevenir que sus empleados cometan delitos económicos en su perjuicio, diseñen estructuras de cumplimiento que cumplan al menos con las siguientes características:
La existencia de un código de conducta escrito. Al estar en un marco de autoregulación, las empresas cuentan con un marco de autonomía importante a la hora de emitir las regulaciones en esta materia, pero es importante que dicho código se ajuste a las características y requerimientos de la empresa, ya que la idea es no sólo emitirlo, sino sobre todo, velar por su aplicación.
Selección de personal destinado a verificar su cumplimiento. En la mayoría de las empresas transnacionales existe la figura del Chief Compliance Officer (CCO), que encabeza un equipo conformado en ocasiones por centenares de trabajadores dedicados a controlar las operaciones a nivel mundial. En una pequeña o mediana empresa, lo importante es que se asigne a una persona con poder de decisión y con acceso directo a la gerencia general para que cumpla esa función, no sólo de vigilancia sino también de asesoría al personal que se ve sujeto al código de conducta.
Formación al personal de compliance. Sin duda, el personal al que se le asignen funciones de compliance debe tener capacitación en la materia. No sólo conocer y manejar adecuadamente el código de conducta sino además la legislación conexa que pueda resultar aplicable, al menos básicamente, ya que en ese punto será deseable que se apoye en la asesoría legal.
Monitorización adecuada. De nada servirá el código de conducta y la designación de un responsable si no existe un adecuado seguimiento a su implementación, y ante todo si los encargados de tomar las decisiones gerenciales no exigen la aplicación de las disposiciones contenidas en el código de conducta ni imponen sanciones a su incumplimiento.
Difusión entre todos los empleados. El código de conducta debe ser conocido por todos los empleados que estén llamados a aplicarlo. Deben entender adecuadamente el objetivo que persigue, las personas dentro de la empresa que están encargadas de su aplicación y la forma en que podrán evacuar cualquier consulta al respecto.
Sistema de medidas disciplinarias adecuado. Si los empleados, conociendo la existencia de un código de conducta por cualquier motivo lo incumplen, esto debe dar cabida a sanciones disciplinarias proporcionales con la gravedad de la falta cometida. La estructuración de estas medidas debe diseñarse adecuadamente con la finalidad de que posteriormente el despido puede sostenerse ante un juez laboral en caso de que el asunto se vuelva litigioso, para la cual, el diseño del código de conducta debe ir acompañado de estipulaciones adecuadas en los contratos de trabajo del personal.
Medidas de reacción frente al delito. Si bien las medidas de compliance buscan evitar la comisión de un delito, si este objetivo primordial falla, deben existir medidas que permitan reaccionar adecuadamente ante la comisión de un hecho delictivo, tanto desde el punto de vista legal, como desde el punto de vista del manejo de las relaciones públicas, y el flujo de información a lo interno de la empresa.
El aporte de las medidas de compliance en la empresa consiste principalmente en ahorrarle muchos dolores de cabeza en el futuro, y sin ninguna duda alguna tener mayor control sobre el funcionamiento de su empresa, independientemente del tamaño de la misma.
*Managing Partner en Expertis Legal
