¿Recuerdan cuando los mapas de tamaño póster eran nuestra mejor esperanza para llegar a un destino? A veces, abrirlo y tratar de doblarlo a su posición original podía ser más desafiante que hacer el viaje en sí. Y había que trazar la ruta por cuenta propia.
De una manera similar se mantuvo el área de Compras y Contrataciones (Procurement) durante muchos años, épocas en las que se consideraba "avanzado" un proceso basado en papel.
Para algunas empresas, los libros de contabilidad y las planillas siguen siendo la realidad en el sector. La información que contienen puede ser propietaria e incluso puede generar valor… por un tiempo. Porque rápidamente se vuelve obsoleta. Se trate de negocios o de un viaje en carretera, la dependencia de mapas viejos y arrugados u otras soluciones en papel siempre conducen al mismo lugar: un callejón sin salida.
Por fortuna, aparecieron dispositivos basados en GPS que simplificaron drásticamente la experiencia del usuario. Al igual que un mapa en papel, estos dispositivos funcionaban principalmente como una plataforma independiente de información, con la mejora notable de que podían trazar el itinerario con un nivel de sofisticación que, en ese momento, parecía mágico. Sin embargo, eran costosos de mantener y un poco torpes de actualizar. Además, era necesario cargar este otro dispositivo, si se podía encontrar el cable especial que requería.
En nuestro ejemplo de las áreas de Compras, los GPS de hace una década serían equivalentes a algunas plataformas de adquisición de terceros, que pueden presentar cierto grado de automatización, pero a menos que se integren completamente en la plataforma primaria (el sistema ERP) no constituyen la inversión más inteligente de tiempo y recursos. ¿Recuerdan cómo era tratar de actualizar los mapas o de encontrar ese cable de carga 'especial'? Todo eso sin considerar que, más de una vez, el dispositivo se caía del tablero en el momento equivocado.
¿Dónde nos encontramos hoy con las tecnologías de mapeo? Existen aplicaciones que pueden integrarse completamente en la plataforma (el smartphone) y aprovechar todas sus capacidades. Ya sea que utilice el acelerómetro del teléfono o su capacidad de triangular a través de wi-fi para determinar sus coordenadas exactas, el objetivo sigue siendo llevar al usuario del punto A al punto B. Solo que ahora estos dispositivos son mucho más completos. Permiten la inteligencia compartida por proveedores externos y por la comunidad de usuarios y ofrecen información en tiempo real sobre construcción o reparación de carreteras, embotellamientos, eventos climáticos, accidentes, baches y cierres de carriles (y, si conducen como yo, alertas de dónde pueden estar escondidos los radares de velocidad de la policía). Hoy la integración es tal que el usuario ni siquiera usa su teléfono: el seguimiento se realiza a través de la pantalla nativa del vehículo.
Lo que se ve en la imagen superior no es un amable recordatorio de mi esposa, sino una representación de una plataforma de mapeo que realmente comprende mis necesidades (más que mi deseo de ir del punto A al punto B). Está mirando el tráfico y preguntando cuándo fue la última vez que ingresé al gimnasio. ¿Qué documenté como mis objetivos de fitness? ¿Qué reuniones tengo en mi calendario y cuánto tiempo disponible me queda? Las aplicaciones están comenzando a integrar nuestros objetivos, inferir nuestras prioridades y optimizar nuestros horarios a partir de sugerencias lógicas sobre cómo podríamos optimizar la dedicación de nuestro tiempo, sea movilizándonos a través del tráfico o esforzándonos en mejorar el estado físico.
Esta evolución ejemplifica dónde está hoy la gestión inteligente del gasto (Intelligent Spend Management). Las mejores soluciones, tanto para la adquisición de bienes directos e indirectos como para la gestión de la fuerza laboral externa, tienen la capacidad de guiar a los usuarios a través de un proceso y, aprovechando el contenido de terceros, alertarlos sobre cualquier problema o desafío próximo para que puedan estar mejor informados para tomar decisiones. Estas oportunidades, posibles gracias a las redes digitales basadas en la nube, amplían la ventaja competitiva a una escala nunca antes imaginada. Hemos avanzado un millón de millas con respecto al punto en el que estábamos.
¿Qué significa, en términos prácticos, esta tendencia hacia una mayor inteligencia para el sector de Compras y Contrataciones? Supongamos que estoy comprando €2 millones de una clase particular de productos. El sistema debe estar al tanto de que existen nuevas fuentes de suministro para esa clase de artículos que acaban de entrar en línea en Europa del Este, por ejemplo, y que no dispongo de relaciones existentes con proveedores de esa región. Debería invitarlos, por lo tanto, a este evento de abastecimiento. Y, por cierto, dado que es de €2 millones, debería convocar diez proveedores en general para obtener resultados óptimos. Y debería seguir un proceso de oferta 10-5-2 (10-5-2 bid process) con ellos antes de adjudicarlo. Sobre la base de la exposición de la moneda, cuestiones de transporte y unidades de manipulación, puedo entender el costo total de adquisición. Con costos más precisos, quedo en capacidad de determinar dónde obtener la mejor calidad al mejor costo por unidad. Además, quizás incluya un conjunto de preguntas de responsabilidad social en el paquete de licitación, ya que el sistema conoce los valores de mi marca y los objetivos de RSE y también sabe que esta clase particular de productos puede encontrar algunos desafíos en términos de prácticas laborales injustas o cumplimiento ambiental.
Esto es el gasto inteligente: una plataforma totalmente integrada capaz de administrar el gasto actual con inteligencia organizada y basada en la comunidad para informar a los usuarios sobre las mejores formas de ejecutar y trazar un camino estratégico. Sin mapas de papel
