Hay una manera de escribir un mal mail de trabajo. El autor se preocupa por cada palabra, llenando sus correos con demasiado información, con una mezcla de pedidos para cubrir todos los ángulos y recapitulaciones por las dudas y con un exceso de comentarios amables.
El que manda el correo dedica demasiado tiempo a redactar el mensaje perfecto cuando el receptor sólo va a mirar los verbos, para saber si tiene que responder y lo descartará como un volante que le dieron en la calle al pasar.
Pero también hay dos reglas generales que pueden ayudar a evitarlo. Primero: haga menos. Segundo: tranquilícese.
1 - Respire y baje un cambio
Cuando entran en juego las emociones, lleve el 'decir menos' a su extremo: no escriba un correo cuando se siente enojado o ansioso o triste o avergonzado. No lea rápidamente un correo que incluye comentarios críticos, no se enoje, porque eso puede llevarlo a malinterpretar el mensaje, a responder con algo defensivo y aparecer como un idiota o un loco. Si está experimentando un nivel extremo de emoción, escriba un borrador del correo y espere al menos dos horas para enviarlo (luego de releerlo.) No lo haga sin pensar, algo que luego puede lamentar. Está escrito para siempre.2 - Dígalo en voz alta
Lea sus correos más importantes en voz alta antes de enviarlos. Si suenan impacientes o como una falta de respeto, cambie el lenguaje. Lea su correspondencia en voz alta y también esté atento al lenguaje demasiado tímido y disculpas excesivas: algunos tratamos de sobre compensar cuando estamos molestos o frustrados, en vez de descargarnos. Se le permite ser directo y pedir lo que quiere. Hágalo con buena redacción y diga cosas amables, como 'gracias'.3 - Peque de excesivamente formal
Si está en duda, sea más formal. A menos que escriba a alguien que conoce bien o si un tono formal parecería malintencionado o como pasivo-agresivo. Use todos los modales que aprendió en este mundo como ser humano civilizado. Sea amigable y amable.4 - Vaya a fondo
Sea conciso, directo y vaya al grano. No incluya sentimientos o información ajena al asunto. Es un correo de trabajo lo que significa que debe transmitir su mensaje con la prosa más específica y despojada posible. Antes de enviarlo vea si hay palabras, ideas o párrafos que pueda borrar sin que deje de entenderse su mensaje.5 - Considere si es el medio adecuado
Y como último control de sensaciones: ¿está seguro de que quiere este mensaje por escrito o preferiría no guardar un registro permanente de esta conversación? ¿Puede lograr lo que desea tomando el teléfono o caminando unos pasos hasta el cubículo adyacente? ¿Haría menos complicadas las cosas?Dominar el tono de estos correos es asunto delicado. Debe informar de los hechos y usar un lenguaje lo menos emotivo posible.
Comience por decirle que está recordando su última conversación o clarificando expectativas por cosas que se hablaron verbalmente. Pero use esto juiciosamente, al fin de cuentas no quiere crear un clima hostil si puede evitarlo. Su mal humor puede disiparse pero lo que escribió, no.
