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Gestión de proyectos en la Dirección Estratégica de negocios

Lunes 28 de noviembre, 2011.
 

 

La inestabilidad hace notar la necesidad de una Dirección Estratégica, para crear las oportunidades en vez de buscarlas.

Por: Manuel Larreátegui para Estrategia & Negocios

Un triángulo tiene tres ángulos interiores, tres lados y tres vértices. El concepto de dirección Estratégica tampoco es nuevo en los negocios, en los años setenta, comienzan a aumentar los procesos de globalización de la economía, el sector servicio represento el 70 por ciento del Producto Interno Bruto en los países desarrollados, una etapa de la historia en la que se realizaron muchos cambios, como se sabe los mismos se sufren o se visualizan como oportunidad de negocio. Se empieza a requerir una mayor preparación y profesionalidad para enfrentar con éxito estos retos, enfocándose a entornos poco definidos, y en constante transformación. Lo único estable es la inestabilidad, que hace notar la necesidad de una Dirección Estratégica, para crear las oportunidades en vez de buscarlas.  Es saber a dónde ir antes de salir y no salir sin saber a dónde ir.

En esta oportunidad hablare de dos triángulos el de implementaciones organizacionales y el de proyectos, que también se emplea en cambios organizacionales; se complementan muy bien.

El Triángulo de implementaciones organizacionales está compuesto por el Liderazgo Organizacional, la Gestión del Cambio y la Gestión del Talento Humano, El Triángulo de la Gestión de Proyectos está compuesto por el Alcance, el Tiempo y el Costo teniendo en cuenta la Calidad del proyecto.

El Triángulo de implementaciones organizacionales:

Recordemos que antes de toda etapa de implantación están los procesos de Análisis, Diseño, Desarrollo para pasar al proceso de Implementación como parte del inicio y planificación del ciclo de vida de un proyecto,  los mismos dependerán mucho del tipo de proyecto. Estos procesos son todos ejecutables, controlables y entregables en el tiempo. Los mismos se pueden ejecutar por proyecto o por fase dependiendo de la complejidad.

Liderazgo Organizacional

El liderazgo organizacional es una de las principales fortalezas para la competitividad del recurso y capital humano en cada organización. Todas las organizaciones por lo general son gestionadas por objetivos y resultados.

Para la supervivencia de un sistema de gestión en toda organización se necesita los compromisos de las direcciones, patrocinadores e interesados de dicha organización a través del liderazgo formal. Esto es especialmente crítico para la adaptación de cambios organizacionales e implementaciones de todo tipo.

Dicho compromiso deberá plasmarse en la designación de un miembro de la alta dirección como responsable de liderar los planes, metas y objetivos del proyecto, programa o cambio organizacional que se requiera realizar.

Esto quiere decir que el nivel de toma de decisión y liderazgo formal requerido está asegurado en todos los casos. Ésta es la forma de garantizar uno de los puntos ya indicados como imprescindibles para demostrar el control de la gestión: disponer de la autoridad suficiente para exigir el cumplimiento de los procesos, además de asegurar igualmente la asignación de personas de la organización para el control y propiedad de los procesos que se utilicen .

Cumpliendo lo anteriormente mencionado también es muy importante interactuar con el patrocinador, el cliente, todos los stakeholders (las partes interesadas) y el equipo de proyecto a fin de tener su apoyo y cumplir exitosamente con sus requisitos.

Para una excelente implementación se requiere un modelo de liderazgo eficaz, que influya sobre la organización guiándola a la obtención de este objetivo a través de la comunicación de la implantación, la comprensión y delegando funciones.

Liderazgo informal y auto liderazgo

Es de suma importancia para la toma de decisiones en equipo, hallar el consenso para la implementación de este modelo se requiere un perfil de líder informal creativo e innovador, con habilidades de auto liderazgo, empoderamiento, delegar funciones a fin de transformar la idea en realidad.

Dicho en otras palabras, para tener éxito en la aplicación de estos tipos de modelos de implementación debe de haber un patrocinador por parte de la empresa que impulse el proyecto, específicamente a nivel  corporativo, directivo o gerencial. Otro factor de éxito es el equilibrio entre el liderazgo formal y el informal para contar con el apoyo y aceptación de la organización siendo un colectivo.

Gestión del Cambio

Estas implementaciones se dan porque las organizaciones necesitan cambios a fin de realizar alguna mejora disminuyendo la resistencia a esta mejora, los mismos deben solicitarse por la dirección general, por la dirección comercial, dirección operaciones, dirección de tecnología o varias direcciones y en el proceso deben documentarse como parte de esta gestión tomando en cuenta la resistencia a este cambio.

El modelo para la implementación planteado requiere un cambio permanente a fin de gestionar el ciclo de vida del mismo, viendo la gestión del cambio como motor de permanencia.

Como ejemplo de lo mencionado están los procesos de PMI, ITIL y UNE-ISO/IEC 20000-1:2007 en los que se gestionan los cambios.

Existen tres tipos de resistencia al cambio, como los son la resistencia afectiva, conceptual, cognitiva.

Podemos cambiar la resistencia a través de las siguientes definiciones:

a. Querer:

-Establecer metas e indicadores.
-Proveer entrenamiento y capacitación.
-Recompensando y reconociendo.

b. Poder:

-Educar y capacitar.

c. Conocer:

-Comunicar

Gestión del Talento Humano

El talento humano es uno de los principales factores diferenciadores estratégicos de las organizaciones, en una implementación organizacional, se requiere capacitar y desarrollar el conocimiento mediante el aprendizaje organizacional para cerrar las brechas de talento, reducir el impacto del cambio y la resistencia.

Una vez definidos los roles adecuadamente, la organización deberá asegurarse de que las personas asignadas poseen las habilidades requeridas, que se les proporciona la formación necesaria y se les comunica adecuadamente todo lo que necesitan saber para ejercer su rol, y que se les expone a las experiencias adecuadas para conseguir el suficiente nivel de competencia .

Dicho de otra manera siempre que se realice un cambio que modifique la organización y los roles se requiere concienciación y formación.

Estos procesos forman el triángulo de implantaciones organizacionales.

El Triángulo de implementaciones organizacionales.

Estas destrezas y conocimientos se integran potenciando la gestión estratégica de negocios.

El Triángulo de la Gestión de Proyectos y Programas:

Cada una de estas implementaciones organizacionales es un proyecto o un grupo de proyectos que forman un programa, este triangulo desarrolla solamente cuatro de doce aspectos básicos de la gestión de proyectos. Esto dependerá de la estructura organizacional y la cultura de la organización. Si los proyectos se manejan en cada dirección con un líder de proyectos por área, y una cultura organizacional que conoce de proyectos y está acostumbrada a trabajar por proyectos, en este caso la estructura es proyectizada. Si pocas personas conocen sobre proyectos en la organización la cultura organizacional no es orientada a proyectos y los que los manejan ejercen múltiples roles, la estructura organizacional es funcional. También puede ser mixta solo una dirección de la organización se maneja por proyectos y la misma tiene una cultura orientada a proyectos y las demás no o no tienen proyectos muy frecuente.

Alcance de un Proyecto

Se divide en los siguientes procesos:

Recopilar los Requisitos, se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

Definir el Alcance, consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

Crear la Estructura de Desglose del Trabajo, se subdividen los entregables  y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

Verificar el Alcance, en este proceso se formalizan la aceptación los entregables del proyecto completados.

Controlar el Alcance, se monitorea el alcance, y la gestión de cambios tomando como referencia el alcance del proyecto.

Tiempos de un Proyecto

Está dividido en los siguientes procesos para administrar la finalización del proyecto a tiempo.

Definir las actividades, se identifican las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

Secuenciar las Actividades, se identifican las relaciones internas entre las actividades del proyecto.

Estimar los Recursos para las Actividades, se estiman los tipos y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

Estimar la Duración de las Actividades, se establece aproximadamente la cantidad de de periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Desarrollar el Cronograma, se analizan las secuencias de actividades, la duración, los requisitos de recursos, y las restricciones del cronograma para crear el cronograma.

Controlar el Cronograma, consiste en dar seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar  cambios en la línea base del cronograma.

Costos de un Proyecto

Se incluyen los procesos involucrados en estimar presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Estimar los Costos, se desarrolla una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto, se suman los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada.

Controlar los Costos, se monitorean la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Calidad de un Proyecto

A fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido, se implementa el sistema de de gestión de calidad por medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados durante el proyecto.

Planificar la Calidad, se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento.

Realizar el Aseguramiento de la Calidad, consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.

Realizar el Control de Calidad, se monitorean y registran los resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendaciones de cambios necesarios.

Estos cuatro procesos principales forman el triangulo de proyectos.

El Triángulo de la Gestión de Proyectos y Programas.

Cada uno de estos tres elementos en proyectos tiene su inicio, planificación, ejecución, control e integración entre procesos, tomando en cuenta todos los posibles riesgos durante el proyecto y las contingencias necesarias para cumplir en tiempo, presupuesto y calidad. A esto se le agrega el profesionalismo con que se gestionen estos conocimientos como es aplicado y como se analiza.

PMI, CompTIA y Prince2 son instituciones que gestionan estos conocimientos internacionalmente, dándoles la oportunidad a los profesionales para certificarse en proyectos.

El objetivo de los dos triángulos es crear resultados duraderos y sostenibilidad del negocio a través del tiempo. Creando una visión, misión y planeación estratégica.

Los beneficios para la organizacional, como el potenciarse y apalancarse en el liderazgo.
Gestionar los cambios, la resistencia de los mismos, planificándolos para no sufrirlos.

Gestionar el talento huma para suplir las necesidades de recursos a la organización, disminuir la resistencia a cambios y estar preparados para los mismos.

Planificar, ejecutar y controlar el alcance, el tiempo, los costos y la calidad. Lo mencionado nos permite entregar en tiempo, en presupuesto y con la calidad requerida.

Son todos beneficios parte del “triangulo de la gestión de proyectos y programas” y el “triangulo de implementaciones organizacionales”.

 

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